Digitalisierung von Stiftungen
16.03.2017
Gastbeitrag

Digitalisierung Stiftung

Stiftung 4.0: Auf dem Weg zur Digitalisierung?

Die Digitalisierung hat nicht nur in vielen Branchen Einzug gehalten, sondern betrifft auch gemeinnützige Organisationen aller Art. Gastautor Tobias W. Karow analysiert die notwendigen Prozesse, die Stiftungen umsetzen müssen, um den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern.

Wie tiefgreifendend die digitale Transformation auch den Arbeitsalltag von Stiftungen verändern kann, lässt sich gut am Beispiel einer Projektbefragung illustrieren. Früher gehörten Klemmbrett, Fragebogen und kleinteilige Exceltabellen zu den wichtigsten Werkzeugen. Heute braucht ein Stiftungsmitarbeiter nur eine App auf seinem Mobiltelefon. Dort gibt er die erhobenen Daten direkt ein. Zurück im Büro haben seine smarten Helfer die Befragungsergebnisse bereits mit der Stiftungsdatenbank synchronisiert. Auch die Kommunikation erfolgt zunehmend über Social Media. Spendenbescheinigungen kommen automatisiert aus dem Rechner heraus. Auf dem Computer haben die Mitarbeiter natürlich auch die Entwicklung des Stiftungsvermögens 24/7 im Blick. Aber mal ehrlich: Sind diese zweifellos praktischen Features für Stiftungen wirklich der digitale Schlüssel zum Erfolg? Diese Frage beantworten Experten mit einem klaren Ja! Schließlich nehmen Stiftungen für sich die Rolle eines gesellschaftlichen Akteurs in Anspruch. Und: Ihr Gegenüber tickt zunehmend digital.

Digitalisierung: Erfolgsparameter in die Zukunft überführen

Wie also können Stiftungen die digitale Wende souverän meistern, ohne sich selbst in einer Welt aus Bits und Bytes zu verlieren? Eine Veränderung bietet zweifellos auch große Chancen. Wie aber lassen sich die Erfolgsparameter aus der Vergangenheit in Gegenwart und Zukunft überführen? „Für eine erfolgreiche Transformation müssen Non-Profit-Organisationen zunächst die Auswirkungen neuer Technologien auf ihre Ziele analysieren“, erklärt Dr. Peter Kreutter, Direktor der Stiftung WHU in Vallendar. „Also wichtige Fragen klären wie: Was bedeutet die Digitalisierung für den Stiftungszweck? Was für interne und externe Prozesse?“ Die große Chance für Stiftungen bestünde darin, überholte Prozesse neu zu denken und sie soweit möglich zu automatisieren, ergänzt Kreutter. „Das schafft Zeit für jene Themen, die wirklich einen gesellschaftlichen Mehrwert bieten.“

Mobile Angebote: Stakeholdern auf Augenhöhe begegnen

Was der digitale Wandel für Stiftungen bedeutet, belegen einige Erfolgsmodelle aus dem angelsächsischen Raum. Ein erster Schritt in Richtung Transformation startet damit, die veränderten Bedürfnisse der Stakeholder wahrzunehmen und ihnen technisch auf Augenhöhe zu begegnen. Stakeholder meint im Fall von Stiftungen vor allem Projektpartner und Projektmitarbeiter, aber auch Mitmacher, Ehrenamtliche, Berater, andere Beziehungsarbeiter und nicht zuletzt Spender. Gerade letztere werden künftig mehr mobile Angebote verlangen, um zum Beispiel auch mal spontan spenden zu können. Haben Stiftungen an dieser Stelle kein Angebot, bleiben sie bei Onlinespenden einfach außen vor. „Game over“ also. Dies ist umso relevanter, als dass Fundraising von immer mehr Stiftungen als Ausweg aus dem Niedrigzinsdilemma gesehen wird.

MünchnerStiftungsFrühling Lust auf Stiftung 4.0?

„Die Digitale Stiftung“ ist der Titel des Workshop-Cafés, das Rödl & Partner gemeinsam mit der HypoVereinsbank im Rahmen des MünchnerStiftungsFrühlings am 24.03.2017 um 15 Uhr in der BMW-Welt (Business Center 1B) ausrichten.

Digitalisierung: weit mehr als Social Media

Wie sich die Anpassung an ihre Stakeholder für eine Stiftung konkret auswirkt, ist schnell umrissen. Der Spenderbutton ist nicht mehr unten rechts auf der Website zu finden, das Wording zur Spende wird offensiver und selbstbewusster. Der Aufbau einer Community erfolgt via Social Media, Newsletter und für Mobilgeräte optimierte Webseiten machen die Kommunikation intensiver und persönlicher. Etwas überspitzt ausgedrückt machen digitale Technologien eine Spende zu einem niedrigschwelligen Erlebnis. Allerdings: Im Rahmen all dieser Maßnahmen ist es von entscheidender Bedeutung, dass Stiftungen den digitalen Wandel nicht auf einzelne Bereiche, zum Beispiel Social Media, reduzieren. Um die eigentlichen Probleme des Stiftungssektors zu lösen, braucht es nicht nur Technologie, sondern generell zeitgemäße Prozesse und eine adäquate Infrastruktur.

Prozessoptimierung: Daten sind die neue Währung

Wie aber lässt sich die eigene Infrastruktur optimieren? Am besten mittels datenbasierter „Radikalkur“, also alte Prozesse zerlegen, um sie dann auf Basis neuer Erkenntnisse und Möglichkeiten wieder zusammensetzen. Hierbei sollten sich Stiftungen einer 360-Grad-Perspektive aussetzen und den Status quo kritisch analysieren. Also hinterfragen, wie sie aktuell eigentlich kommunizieren, Projekte angehen, wie sie ihr Kapital verwalten, wie sie evaluieren oder wie ihr Fundraising im Moment funktioniert. Gerade letzteres scheitert bei Stiftungen oftmals an einer gepflegten Adressdatenbank – und das in einem Zeitalter, in dem Daten die neue Währung sind! Auch beim Thema Kapitalanlage sieht es nicht viel besser aus. Neben Rendite und Diversifikation braucht es auch Kontrolle. Also belastbare Daten zum Portfolio und zum Leistungsvermögen eines Vermögensmanagers, damit man Risiken auch erkennen und entsprechend managen kann.

Digitale Communities: Nicht nur für große Häuser eine Option

Sicherlich: Für größere gemeinnützige Organisationen ist ein ganzheitlicher Digitalisierungsansatz bestimmt deutlich leichter umzusetzen als für kleinere oder mittelgroße Stiftungen. Aber auch kleine Einrichtungen können die digitale Maschine anwerfen. Mit der Frage im Hinterkopf, welche Technologie die tägliche Stiftungsarbeit verbessert, könnte beispielsweise eine responsive Webseite ein erster Schritt sein. Hinzu kommt die Integration von digitalen Bezahlverfahren, die Online-Zahlungen abwickeln zu können. Der Aufbau einer Community mittels Social Media, Newsletter etc. hilft, die Stiftungsvision zu kommunizieren. Der Vorteil: Bereits aktive Spender und Unterstützer werden so zu Botschaftern, indem sie die Sitftungsideen mittels Like oder geteilten Inhalten an ihre eigene Community weitergeben. Auch Kooperationen mit NGOs können eine Digitalperspektive eröffnen. Die großen NGOs bereiten sich bereits massiv auf Spender von morgen vor, indem sie alle Kanäle „öffnen“, die dieser morgen auch nutzen wird.

6 Tipps: Mit diesen Bausteinen pflastern Sie den Weg zur digitalen Stiftung

Prüfen Sie ihre Datenbasis auf Güte, Breite und Tiefe. Bedenken Sie: Ohne Datenbank keine Digitalität, und eine Datenbank schließt auch Projekte mit ein, die darüber kontrolliert und evaluiert werden können.

Werden Sie multi-medial. Reichern Sie Ihre Webseite um Inhalte in Wort, Text, Bild, Bewegtbild und Erklärformate an.

Legen Sie einen Newsletter an, um Unterstützer für Sie zu begeistern und eine Möglichkeit zu schaffe, regelmäßig Ihre Botschaften zu platzieren.

Bauen Sie eine Webseite für Mobilgeräte. Das Internet wird vom Netz der Desktop-Anwendungen zum Netz der Mobilgeräte. Darauf muss auch eine Stiftung vorbereitet sein.

Bauen Sie einen Presseverteiler, vor allem mit regionalen Ansprechpartnern in den Redaktionen und vielleicht sogar mit Bloggern zu Ihrem Themen auf. Vergessen Sie aber die Redaktionen der Fachpublikationen nicht.

Verzetteln Sie sich nicht mit der Infrastruktur. Moderne Softwareanwendungen liegen in einer Cloud, werden auf monatlicher Basis passgenau gemietet und minimieren die Kosten für Infrastruktur, die eine Stiftung vorhalten muss.

Fazit: Digitalisierung als Chance sich neu zu erfinden

Digitalisierung ist keine eierlegende Wollmilchsau und sie darf nicht um ihrer selbst Willen vorangetrieben werden. Sie ist aber eine Chance für Stiftungen, sich neu zu erfinden. Ob jede einzelne Stiftung das braucht? Vielleicht nicht, wohl aber der Sektor als Ganzes. Damit Stiftungen die damit verbundenen Möglichkeiten nutzen können, müssen sie sich jedoch in die Tiefen ihrer Prozesse begeben und sich fragen, wo digitale Bausteine ihre tägliche Stiftungsarbeit besser machen können. Die Antwort darauf sind nicht Social Media oder eine Website, nein. Die Antwort ist weit umfangreicher. Es ist eine, die Stiftungen eine neue Geisteshaltung durch innere Erneuerung verschafft und durch die Stiftungen umso kraftvoller nach außen wirken können.

Über den Autor: Tobias Karow

Tobias Karow ist sowohl diplomierter Politikwissenschaftler als auch zertifizierter Stiftungsberater und bei Rödl & Partner im Team Wealth, Risk & Compliance Leiter Stiftungen und Strategie 4.0. Hier beschäftigen den begeisterten Skifahrer und bekennenden Fan des FC Bayern Themen wie der Transparenzbericht (www.transparenzbericht.com), ein Tool, das die Kapitalanlage von Stiftungen professionalisiert. Außerdem treibt ihn derzeit die Frage um, wie die Digitalisierung Stiftungspraxis insgesamt besser machen kann.

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