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31.08.2017

Firmenkreditkarte

Effizient abrechnen: Firmenkreditkarten erleichtern das Reisemanagement

Vorschusswesen ade: Firmenkreditkarten schaffen Transparenz, schonen liquide Ressourcen und unterstützen Unternehmen bei einem effizienten Kostenmanagement. Denn: Corporate Cards sorgen für ein übersichtliches Spesen- und Reisemanagement und ersparen der Finanzbuchhaltung viel Mühe und Zeit. Erfahren Sie, warum sich unser Kunde, die Alfing-Sondermaschinen-Gruppe (ASG) aus dem baden-württembergischen Aalen, für den Einsatz einer Firmenkreditkarte in Kombination mit dem Management-Informationssystem MasterCard smartdata.gen2 entschieden hat.

Die Wirtschaft wird immer vernetzter, Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter quer durch die Republik und um die ganze Welt. Diese nationalen und internationalen Verflechtungen machen sich nicht zuletzt auch in der Finanzbuchhaltung bemerkbar: Taxi, Mietauto, Flug, Hotel – auf Geschäftsreisen kommen jede Menge Kosten in Form von Bargeldausgaben und Kartenabrechnungen zusammen. So auch bei der Alfing-Sondermaschinen-Gruppe (ASG), der Alfing Kessler Sondermaschinen GmbH und Alfing Montagetechnik GmbH aus Baden-Württemberg – ihres Zeichens Spezialisten für Anlagen der Schraubtechnik, Montageanlagen und Automation sowie Weltmarktführer in der Pleuelfertigung. Viele der rund 500 Mitarbeiter des Mittelständlers sind oftmals über mehrere Wochen weltweit bei Kunden vor Ort zur Montage und Inbetriebnahme. Mit einem Gruppenumsatz von knapp 100 Millionen Euro im Jahr lässt sich der buchhalterische Aufwand erahnen – Zeit, die das Unternehmen dank einer effizienten Kostenmanagement-Lösung heute in andere Prozesse investieren kann.

Jenseits des Standards: Bedarfsgerechte Lösung im Fokus

Bis vor kurzem noch hat die Gruppe die oft umfangreichen Reisekostenabrechnungen ihrer Mitarbeiter über ein aufwendiges Vorschusswesen reguliert. „Die Vorschusspauschale war für uns allerdings immer mit einem erheblichen manuellen Aufwand verbunden“, erinnert sich Tina Hammel, Leiterin der Finanzbuchhaltung bei ASG. „Zudem wurden dadurch die liquiden Mittel der Firma nicht unerheblich belastet.“ Deshalb suchte die Unternehmens-Gruppe nach einer effizienten Kosten-Management-Lösung. „Wir haben uns zunächst verschiedene Angebote von Banken eingeholt. Eine Lösung zu finden, die für unsere Prozesse passte, war allerdings ein langer Weg“, so Hammel. „Trotz rechtlicher Rahmenbedingungen sollten Abrechnung und anschließender Ausgleich durch ASG nämlich über die Privatkonten der Mitarbeiter erfolgen. Mit der HypoVereinsbank haben wir dann einen Finanzpartner gefunden, der gemeinsam mit uns eine bedarfsgerechte Sonderlösung entwickelt hat.“

Martina Müller, HVB Cash Management Spezialistin: „Die beste Lösung nützt Unternehmen wenig, wenn sie nicht zu seinen Prozessen und Systemen passt. Im Dialog mit dem Kunden eine bedarfsgerechte Lösung zu finden, ist für mich der Schlüssel zum Erfolg.“

MasterCard smartdata.gen2: geringer Implementierungsaufwand, großer Mehrwert

Mit der Einführung von Firmenkreditkarten in Kombination mit dem webbasierten Management-Informations-System MasterCard smartdata.gen2 ist es dem Mittelständler gelungen, sein Vorschusswesen auf ein effizientes Reisemanagement umzustellen. Das System liefert konsolidierte Kreditkarten-Transaktionsdaten und Reportings, integrierte Schnittstellen erlauben einen einfachen und nahtlosen Datenexport in gängige Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme. „Über die Integration von User-Profilen haben auch unsere Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, Ihre Ausgaben in einer anschaulichen Übersicht einzusehen“, erklärt Hammel. „Für die Etablierung der neuen Lösung musste unsere IT-Abteilung spezielle Anpassungen an unserem SAP-System vornehmen.“ Der größte Mehrwert der Lösung besteht für die Finanzbuchhalterin in einem weitgehend automatisierten Buchungsprozess: „Heute bekommen wir von unserer Beraterin, Frau Müller, nur noch eine Excel-Datei geschickt, die wir in unser ERP einspielen. Der Rest der Buchung läuft automatisch.“

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